Neue Transparenz- und Reportingpflichten beim Entgelt: Was auf Arbeitgebende zukommt
Die EU verschärft die Vorgaben zur Lohntransparenz mit dem Ziel, die Durchsetzung des Grundsatzes „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ zu stärken und geschlechtsspezifische Lohnunterschiede (den sogenannten Gender-Pay-Gap) zu verringern. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU Pay Transparency Directive, 2023/970) kommen auf alle Arbeitgebenden, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße, neue Pflichten zu. Viele Unternehmen müssen ihre HR und Vergütungssysteme grundlegend überarbeiten. Es empfiehlt sich, schon jetzt mit Vorbereitungen zu beginnen.
Die neuen Regeln gelten für alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in der EU – vom Kleinstbetrieb bis zum Konzern. Der Umfang der Pflichten variiert nach Unternehmensgröße, aber die meisten Neuerungen treffen alle Arbeitgebenden gleichermaßen.
Neue Pflichten im Zuge der Entgelttransparenz
Verpflichtende Entgeltangaben bereits vor Bewerbungsgespräch
Arbeitgebende müssen künftig konkrete Informationen zur Gehaltsspanne (Einstiegsentgelt + Entgeltspanne) spätestens vor dem Bewerbungsgespräch offenlegen. Das soll sicherstellen, dass Bewerber*innen eine gleichberechtigte Vergleichsbasis haben.
Verbot der Abfrage bisheriger Gehälter
Unternehmen dürfen Bewerber*innen nicht mehr nach dem bisherigen Einkommen fragen. Das Ziel ist die Vermeidung einer Fortschreibung bestehender Ungleichbehandlung.
Transparenzpflichten gegenüber Arbeitnehmer*innen
Beschäftigte können künftig Auskunft über ihr individuelles Gehalt und die durchschnittlichen Entgelte von Vergleichsgruppen verlangen.
Arbeitgebende müssen daher gleichwertige Tätigkeiten definieren. Dabei sind objektive, geschlechtsneutrale Kriterien wie Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen heranzuziehen, um diskriminierungsfreie Bewertungen sicherzustellen. Kollektivverträge bieten hierbei eine hilfreiche Orientierung, erfordern jedoch dennoch eine sorgfältige Analyse unterschiedlicher Tätigkeiten im Unternehmen.
Regelmäßiges „Gender Pay Reporting“
Unternehmen müssen künftig Entgeltberichte erstellen. Diese Berichte werden von einer bis dato noch nicht benannten nationalen Überwachungsstelle gesammelt und veröffentlicht. Dies gewährleistet die Vergleichbarkeit.
Die Häufigkeit hängt von der Unternehmensgröße ab:
- ≥ 250 Mitarbeiter*innen: jährlicher Bericht
- 150–249: alle 3 Jahre
- 100–149: ab 2031 alle 3 Jahre
Maßnahmenpflicht bei Einkommensunterschied über 5%
Stellt der Gender‑Pay‑Report einen unerklärten Entgeltunterschied von mehr als 5 % fest, müssen Arbeitgebende aktiv werden. Auch bei einem festgestellten Einkommensunterschied nach Anfrage einer*s Dienstnehmenden von über 5 % ist Handeln erforderlich.
Die Richtlinie sieht dafür drei Optionen vor:
- Korrektur des Unterschieds, wie etwa durch Gehaltsanpassungen.
- Objektive Rechtfertigung, z. B. durch Faktoren wie Dienstalter, Arbeitsmarktlage oder Verantwortungsumfang. Der EuGH erkennt Gleichwertigkeit von Tätigkeiten allerdings nur selten an, daher sind strenge Maßstäbe anzulegen.
- Gemeinsame Entgeltbewertung mit dem Betriebsrat, wenn weder Korrektur noch Rechtfertigung gelingt. Dazu zählen Analyse der Ursachen sowie Maßnahmen wie Anpassung der Entgeltsysteme, transparente Tätigkeitsbewertungen oder Schulungen für Führungskräfte.
Ab wann gelten die neuen Regeln der EU-Transparenzrichtlinie?
Die Richtlinie muss bis 7. Juni 2026 in österreichisches Recht umgesetzt werden. Auch wenn in Österreich derzeit noch kein Begutachtungsentwurf vorliegt, ist eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den neuen Vorgaben ratsam.
Die ersten Berichts- und Offenlegungspflichten greifen voraussichtlich ab 2027.
Wichtig: Unternehmen sollten bereits 2026 interne Vorbereitungen starten, insbesondere beim HR-Datenmanagement, in Stellenanzeigen und im Recruiting-Prozess.
Was bedeutet die EU-Transparenzrichtlinie für Sie als Arbeitgeber*in?
- Anpassung der HR-Systeme
- Entlohnungsstrukturen müssen nachvollziehbar, objektiv und einheiltlich dokumentiert sein.
- Überarbeitung von Stelleninseraten
- Gehaltsspannen müssen verpflichtend angegeben werden - Kollektivvertragsangaben reichen künftig nicht mehr aus.
- Neue Prozesse im Recruiting
- Bewerbungsgespräche müssen ohne Abfrage historischer Gehaltsdaten strukturiert werden.
- Mehr Aufwand für Reporting & Compliance
- Unternehmen ab 100 Mitarbeiter*innen müssen mit zusätzlichem Administrationsaufwand rechnen.
Risiko bei Verstößen gegen die EU-Transparenzrichtlinie
Die Richtlinie sieht hohe Sanktionen, mögliche Schadenersatzansprüche und eine Beweislastumkehr zugunsten der Arbeitnehmer*innen vor.
Damit steigt das Risiko für Beschwerden und arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen deutlich.
Wir empfehlen Vorsicht statt Nachsicht
Die EU Entgelttransparenzrichtlinie bringt weitreichende Änderungen für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in allen Branchen. Klar nachvollziehbare Vergütungsstrukturen, transparente Stellenanzeigen und solide HR Datengrundlagen werden künftig zum Compliance Standard. Starten Sie frühzeitig mit Analysen und Maßnahmen, reduzieren Sie dadurch rechtliche Risiken, sorgen Sie für Entgeltgerechtigkeit und stärken Sie Ihre Position als attraktiver Arbeitgeber.
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