Neue Regeln für die Einreichung von Jahresabschlüssen beim Firmenbuchgericht – Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Die Einreichung von Jahresabschlüssen beim Firmenbuchgericht unterliegt seit März 2025 neuen gesetzlichen Vorgaben. Besonders relevant: Ab dem 1. Jänner 2026 ist der bisherige Übermittlungsweg über FinanzOnline nicht mehr zulässig.
Welche Änderungen sind zu beachten?
- Neue Struktur JAb 4.0
- Seit 1. März 2025 müssen Jahresabschlüsse in der neuen XML-Struktur „JAb 4.0“ eingereicht werden. Die bisherige Struktur JAb 3.32 darf nur noch für Abschlüsse zum 31.12.2025 verwendet werden.
- Keine Einreichung über FinanzOnline
- Ab 2026 ist die Einreichung des Jahresabschlusses über FinanzOnline nicht mehr möglich. Stattdessen stehen folgende Wege zur Verfügung:
- Online-Formular auf justizonline.gv.at (für Kleinst- und Kapitalgesellschaften)
- Senden als XML-File über eine ERV-Übermittlungsstelle
- Direkte Anbindung über Bilanzierungssoftware
- PDF-Übermittlung nur mit Begründung: Falls eine strukturierte elektronische Übermittlung nicht möglich ist, darf ausnahmsweise ein PDF eingereicht werden - mit entsprechender Begründung.
- Ab 2026 ist die Einreichung des Jahresabschlusses über FinanzOnline nicht mehr möglich. Stattdessen stehen folgende Wege zur Verfügung:
- Individuelle Gewährung möglich
- Die Mitarbeiterprämie kann auch nur einzelnen Arbeitnehmenden gewährt werden. Ein Gruppenmerkmal ist für die Steuerfreiheit nicht mehr erforderlich. Wird allerdings in der Höhe oder nach Arbeitnehmenden differenziert, muss die Unterscheidung betrieblich begründet und sachlich gerechtfertigt sein.
- Keine kollektivvertraglichen Voraussetzungen
- Entgegen den bisherigen Regelungen (wie die steuerfreie Mitarbeitergewinnbeteiligung gem. §3 Abs 1 Z35 EStG) ist eine Ermächtigung zur Auszahlung einer steuerfreien Mitarbeiterprämie durch den geltenden Kollektivvertrag bzw. durch Betriebsvereinbarung nun keine Voraussetzung mehr.
Fristen und Strafen
Die Offenlegung des Jahresabschlusses muss spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen – für Abschlüsse zum 31.12.2024 also bis 30. September 2025. Bei Versäumnis drohen empfindliche Zwangsstrafen:
- Kleinstkapitalgesellschaften: EUR 350 bis EUR 1.800
- Andere Kapitalgesellschaften: EUR 700 bis EUR 3.600 - pro Geschäftsführer*in oder Vorstandsmitglied
Bei fortgesetzter Säumnis können sich die Strafen verdreifachen oder sogar versechsfachen, abhängig von der Unternehmensgröße.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob Ihre Bilanzierungssoftware die neue Struktur JAb 4.0 unterstützt.
- Planen Sie die Offenlegung rechtzeitig ein – idealerweise vor Ende September.
- Nutzen Sie die neuen digitalen Einreichwege über JustizOnline oder eine ERV-Schnittstelle.
- Lassen Sie sich bei Unsicherheiten frühzeitig beraten – wir unterstützen Sie gerne bei der fristgerechten Erstellung und rechtskonformen Offenlegung.
Für unsere Steuerberatungs-Kunden gibt es in dieser Hinsicht keinen zusätzlichen Aufwand, da unser Buchhaltungssystem “BMD” den JAb 4.0 bereits erstellen kann.
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