Outsourcing Life Radio

Life Radio – der gelbe Sender mit dem Slogan „Hier spielt mein Leben“ – ist seit 1998 auf Sendung. Ganz Oberösterreich wird mit den Tophits aus Pop, Rock und Austropop versorgt. Außerdem wird immer früher informiert, denn Nachrichten gibt es immer schon fünf Minuten vor der vollen Stunde. Über 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind von Linz aus damit beschäftigt, Hörern einen Ohrenschmaus zu bereiten. Schon seit mehr als 20 Jahren besteht die Zusammenarbeit mit COUNT IT.

Die Anforderung

Schon mit der Gründung des Privatsenders Life Radio wurde COUNT IT mit Agenden der Buchhaltung, der Personalverrechnung und der IT betraut. Auf Veränderungen, die eine langjährige Zusammenarbeit mit sich bringt, wurde adäquat reagiert und Herausforderungen konnten gemeinsam sehr gut gemeistert werden. Anfangs wurde auf dem bestehenden Buchhaltungsprogramm gearbeitet, das wurde 2009 auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV umgestellt. Bis 2012 erfolgte die gesamte Finanzbuchhaltung von Hagenberg aus, bis durch einen Neueintritt bei Life Radio die Aufgaben neu verteilt wurden. 2010 kam der Wunsch nach einem elektronischen Workflow auf.

Die Lösung

Seit 1998 kümmert sich COUNT IT um das gesamte finanzbuchhalterische Tagesgeschäft von Life Radio. Monatsabschlüsse und Vorbereitungen für Bilanzierung und Jahresabschluss werden von uns organisiert und direkt an den externen Steuerberater übermittelt. Ein Team der COUNT IT begleitete die Umstellung auf das neue ERP-System intensiv, seit diesem Jahr arbeiten die Personalverrechner*innen und Buchhalter*innen mit diesem Programm, das perfekt auf die Bedürfnisse von Life Radio zugeschnitten wurde. Seit dem Eintritt einer zusätzlichen Mitarbeiterin bei Life Radio hat auch diese vollen Zugriff auf das ERP-System. Mit Ausrollung des DMS d.3ecm von d.velop verfügt der Kunde nun auch über einen zu 100% digitalen Eingangsrechnungsworkflow – das spart Papier und erleichtert die Zusammenarbeit ungemein. Mittlerweile wird auch das elektronische Vertragsmanagement aktiv genutzt.

Die Sachbearbeiterin bei Life Radio verfügt sowohl über einen Zugang zu Microsoft Dynamics NAV als auch zu d.velop d.3ecm. Im NAV bietet sich der Buchhalterin bei COUNT IT und der Life Radio-Mitarbeiterin dasselbe Buchungsbild. Life Radio hat zu jedem Zeitpunkt auf alle relevanten Dokumente Zugriff, kann aber in Buchungen nicht eingreifen. Da Eingangsrechnungen von Life Radio kontiert und freigegeben werden, ist es umgekehrt auf Seiten COUNT IT nicht notwendig, die Projekte des Radiosenders im Detail zu kennen. Man ist eben hervorragend eingespielt.

In Zahlen heißt das: 20 Wochenstunden pro Monat ist die Buchhaltung von COUNT IT im Einsatz – ausgenommen zusätzliche Berichte aus dem NAV. Hinzu kommt der Aufwand durch die für Life Radio zuständige Personalverrechnerin. In der Personalverrechnung wird die gesamte Lohnverrechnung bis zur Auszahlung der Gehälter für die ca. 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von COUNT IT abgewickelt – Ein- und Austritte, Sonderzahlungen, Prämienausschüttungen etc. inklusive. Lediglich die Vorarbeit – etwa das Anlegen von Dienstverträgen, die Zeiterfassung oder die Urlaubsstandverwaltung – ist beim Kunden.