Unterstützung Buchhaltung & Controlling bei Ars Electronica

Die Ars Electronica mit Sitz in Linz vereint seit 1979 Kunst, Technologie und Gesellschaft. Alles dreht sich hier um die Frage nach unserer Zukunft. Aus den Perspektiven der Kunst, Wissenschaft, Technologie, des Designs, der Entwicklung und von Aktivist*innen betrachtet werden neue Technologien und deren Auswirkungen auf unser Zusammenleben und -arbeiten erforscht und vermittelt. Beim jährlichen Ars Electronica Festival werden Ausstellungen, Konzerte, Performances, Screenings, Vorträge und Konferenzen veranstaltet. Künstler*innen, Wissenschaftler*innen und viele mehr geben sich die Klinke in die Hand und beschäftigen sich mit den bedeutenden Themen der kommenden Zeit. COUNT IT durfte temporär in Buchhaltung und Controlling unterstützen.

Die Anforderung

Durch das mehrtägige Ars Electronica Festival, DAS Event für Zukunftsthemen in Österreich und international, ergeben sich beim Veranstalter Ressourcenengpässe zu den Verrechnungszeiten. Der Personalmarkt erlaubt nicht oder nur sehr selten eine befristete Anstellung hochqualifizierter Controller*innen und Buchhalter*innen. Für den Jahresabschluss und die Bilanzerstellung ist jedoch unbedingt eine genaue Prüfung der Zahlen notwendig, um eine korrekte und valide Dokumentation abzuliefern. Zeitgleich gab es bei der Ars Electronica GmbH ein neues ERP-System, worauf Altdaten zu übertragen und hierüber abzurechnen waren. Nach mehreren Versuchen, die Ressourcen intern zu stellen, begab sich die Ars Electronica GmbH auf die Suche nach einem geeigneten Partner für eine Übergangslösung.

Die Lösung

Für den Jahresabschluss wurde der Ars Electronica GmbH ein top ausgebildeter Bilanzbuchhalter von COUNT IT geschickt, der vor Ort am Standort Linz aktiv war. Bei den großen Datenmengen im neuen ERP-System galt es, die Daten abzustimmen und die Qualität dieser sicherzustellen. Dafür stellte COUNT IT kurzfristig weitere Mitarbeiter*innen zur Verfügung, die mit hohem Engagement die Nacharbeiten unterstützten. Kompetent und schnell wurde die Bilanzerstellung von COUNT IT erledigt. Die Karenzzeit und Teilzeit-Anstellung der Ars Electronica-Kolleginnen wurde überbrückt und nach gelungener Neueinstellung und Karenzende eine fließende Übergabe der Agenden gestaltet. Das Teil-Controlling wurde von einer Mitarbeiterin von COUNT IT bewerkstelligt. Durch eine enge Abstimmung und ein sehr positives Naheverhältnis der Kolleg*innen von COUNT IT mit der Finanzabteilung von Ars Electronica war ein reibungsloser Ablauf einfach machbar. Dank einer stabilen Vertretungssituation seitens COUNT IT wurde die Ars Electronica GmbH auch jederzeit mit Informationen versorgt und Zweifelsfälle konnten schnell, einfach und unkompliziert aufgeklärt werden.

Besonders wenn Zeitdruck herrscht, glänzt COUNT IT mit beinahe rasanter Performance. Als Ars Electronica beschloss, temporäre Unterstützung anzufordern, musste COUNT IT schnell reagieren. Dank breiter Aufstellung und der langjährigen Erfahrung für insbesondere solch spontane Einsätze gelang es, die Bilanz zum Stichtag fertigzustellen. Die Betreuung durch COUNT IT in der laufenden Buchhaltung und im Teil-Controlling verlief zur vollsten Zufriedenheit. Ars Electronica und COUNT IT begegneten sich von Beginn an auf Augenhöhe und bei der Zusammenarbeit herrschte stehts ein kollegiales Verhältnis. Der Vorteil: auch bei Bedarf in der Zukunft kann Ars Electronica auf COUNT IT zählen – so wie wir auf die Erforschung der Zukunft durch Ars Electronica zählen können.