Deutschland: E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze ab 1. Januar 2025
Auswirkungen auf deutsche und österreichische Unternehmen
Mit dem 1. Januar 2025 führt Deutschland die verpflichtende E-Rechnung für B2B-Umsätze ein, die Unternehmen zur Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungsformate wie zum Beispiel XRechnung verpflichtet. Diese Maßnahme ist Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), die eine Digitalisierung und Harmonisierung der Rechnungsprozesse anstrebt. Die neue Regelung wirkt sich auch auf österreichische Unternehmen aus, die mit deutschen Geschäftspartner*innen zusammenarbeiten.
Überblick der Regelungen in Deutschland
Im Zuge der ViDA-Initiative hat Deutschland die elektronische Rechnungsstellung im Wachstumschancengesetz verankert, das der Bundestag am 17. November 2023 verabschiedet hat. Die E-Rechnungspflicht gilt ab 1. Januar 2025 und betrifft alle in Deutschland steuerbaren B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format, das automatisierte Verarbeitung ermöglicht. PDF-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, werden ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung anerkannt. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die neuen Anforderungen und werden empfohlen.
Übergangsfristen bis 2028
- 2025-2026:
- Unternehmen können weiterhin herkömmliche Rechnungen oder Rechnungen in nicht-strukturierten elektronischen Formaten übermitteln, wenn der*die Empfänger*in zustimmt.
- 2027:
- Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR gilt eine verlängerte Frist. Sie können bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere Formate verwenden.
- Ab 2028:
- Die neuen Anforderungen gelten verbindlich für alle Unternehmen, ohne weitere Übergangsfristen.
Auswirkungen auf österreichische Unternehmen
Auch österreichische Unternehmen, die in Deutschland tätig sind oder deutsche Kunden haben, werden von der deutschen E-Rechnungspflicht betroffen sein. Besonders zwei Szenarien sind hier relevant:
- Festlegung auf strukturiertes Format bei deutscher Betriebsstätte:
- Wenn ein österreichisches Unternehmen über eine feste Niederlassung in Deutschland (z. B. Konsignationslager) Umsätze tätigt, gilt es als in Deutschland ansässig und unterliegt somit der Pflicht zur E-Rechnung für diese Umsätze.
- Erwartungen deutscher Geschäftspartner*innen:
- Auch ohne rechtliche Verpflichtung kann es zu einer indirekten („reflexiven“) Anpassung kommen, da deutsche Geschäftspartner*innen von österreichischen Unternehmen häufig strukturierte Rechnungen erwarten werden. Über 90 % der Vorteile der strukturierten E-Rechnung liegen bei Empfängerin und Empfänger, da diese Formate die automatisierte Verbuchung unterstützen und den Verarbeitungsaufwand erheblich reduzieren. Unternehmen in Deutschland wollen künftig meist keine parallelen Prozesse für verschiedene Rechnungsformate aufrechterhalten. So könnten deutsche Kunden österreichische Lieferanten auch bei nicht steuerbaren Leistungen in Deutschland um E-Rechnungen bitten.
Vorteile und Herausforderungen für österreichische Unternehmen
Vorteile der E-Rechnung:
- Effizienz und Zeitersparnis:
- Automatisierte Verarbeitung der E-Rechnung beschleunigt den Rechnungsworkflow und minimiert manuelle Fehler.
- Wettbewerbsvorteil
- Unternehmen, die die Anforderungen frühzeitig umsetzen, haben einen Vorsprung bei der Effizienz und Kundenakzeptanz auf dem deutschen Markt.
Herausforderungen der Umstellung:
- Anpassung interner Systeme:
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Buchhaltungssoftware Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann. Wir empfehlen unser Dokumentenmanagement-System.
- Schulung der Mitarbeiter*innen:
- Auch in Österreich ansässige Unternehmen sollten ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die neuen Anforderungen und Verarbeitungsprozesse vorbereiten.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen in Deutschland und Österreich
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland sollten Unternehmen nicht nur die technischen Anforderungen, sondern auch die erwarteten „Reflexwirkungen“ berücksichtigen.
Österreichische Unternehmen, die regelmäßig mit deutschen Geschäftspartnern zusammenarbeiten, sollten sich frühzeitig darauf einstellen, strukturierte E-Rechnungen auszustellen. Die Umstellung auf die E-Rechnung schafft langfristig Vorteile durch Effizienz und Reduktion administrativer Aufwände – sowohl für deutsche als auch für österreichische Unternehmen.
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